Consignas y Protocolos

Vigilante Auxiliar Recepción

1) Portería peatonal debe permanecer cerrada las 24 horas, en el momento en que llegue un residente y no tenga tarjeta de ingreso, vigilante abre la puerta utilizando su tarjeta electrónica, en caso de conocer al residente se debe apoyar con listado de residentes que se encuentra en recepción verificando que la información entregada sea verídica para luego dar apertura, incluyendo al personal que ingrese por la portería vehicular.

2) Para el caso de las empleadas domésticas, se solicita un documento, se registra en minuta y luego se anuncia al apartamento para que autoricen su ingreso.

3) Se debe realizar requisa de bolsos o maletas a todo el personal de servicio doméstico, todero, aseo, seguridad y personal contratista en general, relacionado en minuta los elementos de trabajo que ingresen o saquen de la copropiedad.

4) Debe de estar atento al ingreso del personal de empleadas domésticas, el cual debe ingresar por la portería principal, quedando registrada en el libro destinado para tal fin (hora de ingreso, salida y lugar de trabajo), sin importar que tengan tarjeta o no.

5) Debe registrar bolsos, maletines y/o paquetes que sirvan para sacar elementos de la copropiedad a visitantes peatonales, empleadas domésticas, personal de servicios generales y vigilantes cuando se retiran del conjunto.

6) Llevar registro en el libro destinado para ello, de los residentes y elementos prestados del gimnasio, salón de juegos y BBQ.

7) Debe estar atento a los requerimientos realizados por los residentes a través del citófono y/o teléfono.

8) No está permitido que personal de la recepción reciba dinero, joyas, llaves u elementos que sean susceptible de pérdida o extravió.

9) Solicitar al personal de visitantes la tarjeta de ingreso cuando se retiren de las instalaciones, regresándole su documento de identificación.

10) Para permitir el ingreso al personal contratista debe solicitar la documentación que lo acredite como funcionario de la misma, verificando y solicitando autorización de la administración; el personal de inmobiliarios debe portar autorización.

Manejo Correspondencia

1) Se debe relacionar toda correspondencia que llega durante su jornada laboral en la minuta de correspondencia

2) No está permitido a los residentes, acceder indebidamente a las casillas de correspondencia ubicados en la portería, ni reclamar la correspondencia del vecino

3) Se debe sellar toda la correspondencia recibida con el sello fechador de la unidad residencial, revisar previamente al momento del recibo, si el destinatario aun habita en la unidad, de lo contrario se deberá devolver al remitente, con la anotación que ya no reside en el conjunto

4) Una vez radicada la correspondencia debe ubicarse en el casillero para ser entregada a su destinatario o persona autorizada por el residente

5) Siempre que la entregue debe solicitar que firme en la minuta, como prueba de entrega. Registrar fecha y hora de llegada y entrega, Si la persona se negara a firmar o la firma no es clara, se debe registrarse el nombre de quien recibe y fecha de entrega.

6) La correspondencia, con requerimiento judicial o alguna observación de carácter urgente, se debe notificar de manera inmediata al apartamento. Si no hay nadie a quien entregarla, deben informar a la administración para que contacte al destinatario.

7) No se reciben sobre que en su interior porten dinero con destino, apartamentos o personas

8) No se debe entregar correspondencia a personas ajenas a la unidad residencial sin tener una autorización escrita del propietario, avalada por la administración

9) Los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, deben registrarse en el libro destinado para tal fin y estar pendientes de entregarlos a la llegada de los residentes o empleados encargados autorizados

10) Si pasan más de 4 días hábiles de radicados los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, y no son reclamados por los propietarios, se debe informar a la Administración, para que se pueda hacer contacto con los residentes que pueden estar ausentes, de tal forma que no se vean perjudicados por vencimientos.

11) Cuando se reciben paquetes se deben radicar como cualquier otra correspondencia y se debe informar de manera inmediata al apartamento que va dirigido

Lider de Equipo

1) Desempeña las funciones de supervisión con profesionalismo y lealtad a la empresa y al conjunto.

2) Verifica que los relevos se hagan puntuales en todos los puestos de vigilancia

3) Controla la presentación personal de los guardas de seguridad durante el servicio

4) Pasa revista los guardas de seguridad en servicio y hace las anotaciones de la misma en el libro de minuta

5) Informa oportunamente a la empresa sobre cualquier novedad y hace el informe correspondiente una vez finalizado su servicio

6) Revisa armamento, comunicaciones e intendencia a los vigilantes en los puestos de trabajo

7) Verifica diariamente que los equipos y armamento  sean correctamente utilizados

8) Es el enlace de comunicación entre la administración y Seguridad Apolo Ltda.

9) Debe mantener a la administración enterada de las novedades ocurridas al interior de la copropiedad durante su turno laboral y dejar registro de todas ellas en la minuta administrativa

10) Da instrucción y recuerda permanentemente a los guardas de seguridad las funciones, órdenes y medidas de seguridad, emitidas por el director de operaciones y supervisores de seguridad apolo

11) Mantiene informado al supervisor de ruta de las novedades e irregularidades que se presenten en los puestos durante su turno de trabajo.

12) Mantiene en buen funcionamiento el material de comunicaciones y elementos asignados para la prestación del servicio en el puesto

13) Controla que los guardas de seguridad porten los documentos de identificación y afiliaciones a seguridad social (carnet)

14) Exigir a los vigilantes el cumplimiento de los protocolos de seguridad y hacer cumplir el reglamento interno de la copropiedad

15) Informar de inmediato al Coap de Seguridad Apolo, o al supervisor de ruta, todas vez que ocurran novedades tales como, hurto, novedades presentadas con vehículos, incidentes, etc.,

16) El supervisor, debe ser modelo de ejemplo ante sus compañeros, velar por la disciplina de su grupo, además de mantenerlos informados de las novedades ocurridas en la copropiedad

17) Informar al supervisor de ruta sobre los problemas de convivencia dentro del grupo de vigilancia, si se llegare a presentar, para que se tomen las acciones correctivas y disciplinarias

18) El supervisor de grupo no está autorizado para dar permiso a los vigilantes, hacer cambios de turnos en la programación o entre compañeros, salvo si lo autoriza el supervisor de ruta o la empresa a través del Coap

19) El supervisor, debe alertar a los vigilantes cuando sea informado de la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, realizar una inspección cautelar del área afectada por dicha alarma, llame a la policía del cuadrante de ser necesario

20) Cuando reciba una llamada vía citófono, teléfono, de un residente reportando ruidos extraños, golpes, en cualquier horario, debe ir hasta el lugar y asegurarse que no está pasando nada extraño al interior del apartamento.

21) Informar de inmediato a la administración fallas presentadas en los equipos tales como; motobombas, ascensores, cerca eléctrica, alarmas perimetrales, puertas, estaciones, etc.,

22) El supervisor coordina el ingreso y salida de trasteos previamente mente autorizada por la administración.

23) hacer rondas paródicas durante el turno en las torres, áreas comunes, y perimetrales, verificando novedades

24) Tener pleno conocimiento de la ubicación de equipos y  sistemas de seguridad, llaves de la luz, agua, gas, etc., para oportuna y adecuada atención en caso de emergencia

25) Para ingreso de personal de servicios públicos o privados (deberán ir) acompañados por el personal de seguridad. A estos empleados se les solicitará la identificación de la empresa respectiva y deberá quedar consignado en la bitácora de la portería

Control Domiciliarios

1) Atender por la ventana al domiciliario, él es quien debe informar de donde viene y a nombre de quien viene el domicilio

2) Llamar al apartamento referenciado por el domiciliario y anunciar el servicio y de donde viene

3) Una vez reciba la autorización, el vigilante dará acceso al domiciliario, solicitará documento de identificación y procederá a registrarlo en la minuta correspondiente.  Deberá entregarle el chaleco asignado para su identificación dentro de la unidad residencial, solicita que lo porte, y llama al recorredor de torres para su acompañamiento 

4) Le indicará que solo puede dirigirse al apartamento que lo requirió, y si trae gorra deberá solicitarle que se la quite o que voltee la visera para atrás, de tal forma que la cara sea visible a las cámaras. Además, está totalmente prohibida la distribución de publicidad dentro de la unidad residencial.

Vigilante Recorredor Torres

1) Pasar revistas en forma constante a las torres 1, 2 y 3, parqueaderos y zonas comunes en general

2) Realizar aperturas a las puertas de las torres asignadas.

3) Hacer acompañamiento y orientar a visitantes que no conozcan la copropiedad

4) Realizar acompañamiento al personal de domiciliarios que ingresen a la copropiedad.

5) Realizar acompañamiento al personal de las empresas de servicios públicos que lleguen a tomar lecturas de los diferentes medidores o empresas privadas.

6) En caso de realizarse trasteos es el encargado de colocar el pijama a los ascensores y de igual manera retirarlo cuando se hayan realizado las labores.

7) En caso de encontrar vehículos con puertas abiertas, vidrios abajo, luces encendidas, o se vea que el radio este prendido se debe tomar las placas del vehículo, el número de parqueadero registrar en minuta y pasar la novedad al supervisor de puesto y cuarto de control.

8) En caso de encontrar fallas en el alumbrado o estructurales se debe informar de manera inmediata al supervisor de puesto y cuarto de control para que estos daños sean solucionados.

9) Pasar revista a los parqueaderos, verificando estado de las bicicletas y constando que estén aseguradas con elementos destinados para ello.

10) Realizar revistas perimetrales, sótano parqueaderos y torres de acuerdo a indicaciones del supervisor de puesto.

11) Estar atento y realizar recomendaciones a los residentes quien no cumplen con las normas estipuladas en el manual de convivencia e informar al supervisor y cuarto de control.

12) Estar atento en caso de que un residente permita que su mascota deje sus excrementos dentro de las áreas comunes. (este debe recogerlos).

13) En el horario nocturno se deben realizar marcación de puntos siguiendo instrucciones del supervisor de puesto y de acuerdo a lo dispuesto al dispositivo.

Vigilante Recepcionista

1) Saludar y siempre hacerlo con buena actitud.

2) Solicitar la siguiente información a todo particular.

3) Nombre de la persona que realiza la visita, yorre, apartamento, al cual se dirige nombre del residente a quien visitará. Lo anuncia sin excepciónal apartamento del residente, para que autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada pueden autorizar, salvo si existe una carta firmada por el residente en portería.

4) Una vez el residente autoriza su ingreso solicita un documento, comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante lo registra en el libro de control visitas le solicita un documento de identificación al visitante y le entrega una tarjeta de acceso biométrico a la torre y le permite su ingreso orientándolo a su lugar de destino en caso que no conozca la unidad.

5) Controla el ingreso y salida de personal visitante, contratista, empresas públicas, domicilios que ingresan a la unidad residencial Picasso.

6) Contesta el teléfono, citófono dirigiéndose a la persona con quien habla de una manera clara y profesional.

7) Restringe la salida de la unidad residencial de niños menores de 12 años, solos, o acompañados de la empleada del servicio, salvo previa autorización escrita de sus padres a través de comunicación con la administración

8) Restringir el ingreso de personas particulares, familiares, etc., con cartas de autorización aduciendo ser enviados por el residente, inmobiliaria u otro, sin tener previamente la validación del propietario y/o Administración

9) No suministrar información de tipo personal de residentes bajo ninguna circunstancia.

10) Tiene especial atención si observa una empleada hablando por celular en actitud sospechosa o nerviosa, abórdela y pregúntele que si está coaccionada por alguna modalidad delictiva. Es posible que se trate de una "llamada millonaria".

11) La salida e ingreso de mascotas será exclusivamente por la puerta peatonal (aplica para domicilios).

12) Si el vigilante no está seguro conocer la persona que ingresa por la recepción abórdela e identifíquela con la base de datos de residentes,   revisa y controla el ingreso, salida, de bolsos, maletas, morrales, a visitante, empleadas, contratistas, etc., sin excepción.

13) Si observa una persona en actitud sospechosa ingresando tras un residente tratando vulnerar la seguridad, pregúntele al residente si esa persona viene con él o ella, de no ser así reténgalo y le pregunta a quien necesita, si la información suministrada no es acertada retírelo de inmediato de la unidad residencial.

14) Reporta inmediatamente al supervisor cuando algún residente llame telefónicamente o por citófono a reportar la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, o cuando reporten ruidos extraños, para la verificación.

Operador Medios Tecnológicos

1) Brindar un servicio profesional, debe permanecer en el aula de monitoreo, en caso especial como ir al baño debe solicitar al supervisor que la releve.

2) Apoyar y controlar las actividades diarias normales o especiales de manera permanente con el personal de seguridad, para que todas las consignas y protocolos en las operaciones de seguridad dentro del conjunto Picasso, se cumplan

3) Propender, mediante las cámaras de seguridad, por la integridad de los residentes y por el buen uso de las áreas comunes, movimientos sospechosos de personas, vehículos dentro y fuera del conjunto

4) Reportar movimientos sospechosos capturados por las cámaras respecto a vehículos, motos, tanto al interior como por la parte externa del conjunto, de ser posible anotar la placa, características, además de reportarlo a los vigilantes.

5) Recibir el servicio uniformado y mientras se va haciendo el empalme con el operador saliente, no se debe perder la atención de las cámaras, dando prioridad a las áreas externas y accesos

6) Detectar, a través de las cámaras, posibles intrusiones de personas ajenas al conjunto residencial Picasso; Liderar y procesar adecuadamente la información en el área de influencia, empleando el medio de comunicación “radio”

7) Hacer seguimiento a contratista, obrero, visitante, al interior de conjunto; Si nota en ellos comportamiento sospechoso, debe comunicar vía radio a los vigilantes y supervisor para que se verifique la anormalidad, dejando anotación en la minuta de los resultados de la verificación

8) Alertar a la seguridad, si observa persona sospechosa por el área perimetral queriendo saltar la cerca o recostado contra ella, comunicar de inmediato vía radio a la vigilancia

9) Asegurar con el personal de vigilancia una respuesta rápida y efectiva frente a evento de crisis que puedan afectar la seguridad de residentes al interior de la unidad residencial

10) Comunicar a la vigilancia cuando evidencie a través de las cámaras movimientos extraños o sospechosos de personas por el área de sótanos y parqueaderos, para que el recorredores y supervisor hagan la verificación, dejando la constancia en la minuta

11) Hacer seguimiento a todas las actividades sospechosas de manera específica antes, durante, y después de las mismas, responder de manera dirigida a una situación especial o de emergencia

12) informar de inmediato vía radio al personal de vigilancia, sobre accidentes o irregularidades en las áreas comunes, personas deambulando en los sótanos o en cualquier otro lugar, riñas entre residentes

13) El operador de medios debe enfocarse en el área de interés, determinando exactamente que está ocurriendo, identificando quienes están involucrados en la actividad y cumplir con sus procedimientos de seguridad

14) El operador de medios debe estar actualizado en las diferentes modalidades de acción delincuencial

15) Hacer seguimiento a mascotas solas deambulando en las áreas comunes o haciendo sus necesidades sin que el dueño del animal recoja el excremento o que estén incumpliendo el código de policía, se debe informar al Supervisor, para que esté a su vez se apersone del caso e informe a la administración.

16) Dar aviso oportuno cuando observe una empleada del servicio doméstico que baje por el ascensor o escaleras hablando por celular en actitud sospechosa, nerviosa. Alerte vía radio al personal de vigilancia para que aborden a la empleada y le pregunten si está inducida por alguna modalidad delictiva y/o “Llamada millonaria”

17) Hacer la observación respetuosa a los vigilantes que estén haciendo corrillos en portería, áreas comunes, e informar que este tipo de actividad está prohibida, señalándoles que deben tener especial control de la seguridad interna

18) Al iniciar el servicio, debe solicitar vía radio el nombre completo de los vigilantes que se encuentran laborando, puesto en donde recibe, anotarlos en la minuta como medida de control, la cual también aplica para el supervisor  

19) En la noche se debe solicitar reporte cada hora con la finalidad de mantener el personal de servicio atento, a partir de las 22:00 horas hasta las 05:00 a.m.

20) El operador de medios no da órdenes a los vigilantes, pero si debe poner en conocimiento al supervisor de servicio de aquellos vigilantes que no cumplen a cabalidad las labores de seguridad   en el conjunto residencial

21) Anotar toda novedad presentada con referencia a los equipos de monitoreo, alumbrado interno, externo, para que se tomen las acciones inmediatas

22) Registrar en la minuta todas las novedades ocurridas durante su servicio

VigilanteEntrada Vehicular

1) Verificar fichas, documentos y demás elementos del puesto al momento de recibir el puesto.

2) Registrar en minuta los vehículos de residentes que ingresen al sótano, así mismo el ingreso y salida de vehículos de plazoleta, residentes o visitantes, verificando placas y estado del mismo.

3) No permitir el ingreso de taxis y vehículos de visitantes al sótano.

4) Debe registrar en el libro de anotaciones destinado para tal fin, el ingreso o salida de bicicletas al conjunto.

5) No permitir el ingreso de ningún vehículo que no porte su tarjeta para abrir la talanquera, sin previa autorización de la administración.

6) Permitir el ingreso de vehículos de visitantes, previamente anunciados y registrados de acuerdo al protocolo existente para ingreso a la copropiedad, orientándolos hacia los parqueaderos destinados para visitantes, entregándoles una ficha con los datos del sitio a donde se dirige la cual debe estar en el panorámico del vehículo y se le hace entrega de una tarjeta de ingreso a la torre de destino.

7)Verificar el estado del vehículo al momento del ingreso y salida de la copropiedad, registrándolo en la minuta destinada para tal fin.

8) Indicar salida de vehículos de la plazoleta para evitar incidentes o accidentes que posteriormente se conviertan en reclamación.

9) Estar atento para que las rutas escolares y vehículos de transporte público no interrumpan el ingreso o salida de vehículos de propiedad de residentes del conjunto.

10) No permitir el ingreso de peatones por la puerta destinada para el ingreso o salida de vehículos, estos deben ser orientados hacia la entrada peatonal correspondiente.

11) Estar atento y detectar personas sospechosas que se encuentren rondando las entradas vehiculares reportando estos movimientos al cuarto de control de monitoreo o al supervisor de puesto

Vigilante salida Sótanos

1) El vigilante asignado a la puerta salida vehicular sótano, debe estar atento para que ningún vehículo salga del conjunto sin hacer uso de la tarjeta destinada para levantar la talanquera; en caso de no tenerlo, debe acercarse hasta el conductor y solicitarle datos para confirmación que permitan a la administración a través del guarda de monitoreo autorizar su salida.

2) Debe registrar en la minuta de servicio número de placa y hora de la salida de vehículos y motos que se retiren de la copropiedad.

3) No permitir el ingreso o salida de peatones a través de esta puerta.

4) No permitir el ingreso de vehículos, motos o bicicletas a través de esta puerta.

5) Registrar en la minuta los datos de residentes y bicicletas que saquen en vehículos o haciendo utilización de las mismas a través de esta puerta.

6) No permitir la salida de mudanzas o muebles a través de esta puerta.

7) Debe de ejercer control y registrar en la minuta salida e ingreso de bicicletas del bicicletero.

8) Realizar apertura del cuarto de bombas de la piscina al personal autorizado.

9) Estar atento e informar al supervisor y cuarto de control, de novedades que se presenten en el sótano al alcance del puesto.

Vigilante salida Sótanos

1) Apoyar las actividades del guarda de la entrada vehicular, realizando control vehicular en horas pico (paletero), utilizando chaleco y paleta, para evitar congestión al ingreso de rutas escolares al frente de la copropiedad.

2) Verificar y planilla los vehículos que se encuentren estacionados en la plazoleta vehicular.

3) Informar al guarda de la entrada vehicular los espacios disponibles destinados para visitantes que hay en la plazoleta, con el fin de evitar sobre cupo y apoyar la seguridad visualmente en el entorno de la plazoleta y parqueaderos.

4) Estar atento al estacionamiento de los vehículos que ingresan a la copropiedad, brindando información acerca de donde se deben estacionar y de qué forma lo deben hacer.

5) No permitir el ingreso de ningún vehículo que no porte el chip destinado para abrir la talanquera, sin previa autorización de la administración.

6) Permitir el ingreso de vehículos de visitantes, previamente anunciados y registrados de acuerdo al protocolo existente para ingreso a la copropiedad, orientándolos hacia los parqueaderos destinados para visitantes, entregándole una ficha con los datos del sitio a donde se dirige él debe ser ubicada en el panorámico del vehículo. Y si solicita entregar la tarjeta de ingreso a la torre de destino.

7) No permitir que los residentes estacionen sus vehículos en el parqueadero destinado para visitantes.

8) No permite el ingreso de taxis y vehículos de visitantes al sótano.

10) Verificar el estado los vehículos que se encuentran estacionados en la plazoleta de la copropiedad, registrándolo en la minuta destinada para este fin.

11) Indicar salida de vehículos de la plazoleta para evitar incidentes o accidentes que posteriormente se conviertan en reclamación.

12) Estar atento para que las rutas escolares y vehículos de transporte público no interrumpan el ingreso y salida de vehículos de la propiedad de residentes del conjunto.

13) No permitir el ingreso de peatones por la puerta destinada para vehículos, estos deben de ser orientados hacia la entrada peatonal correspondiente.